Mahnprozess individuell Beenden oder Pausieren
Das vollautomatische Forderungsmanagement im Namen des Händlers ist ein zentraler Baustein der CrefoPay Lösung. Wie in nahezu allen Produkt-Bereichen, haben Händler auch beim Forderungsmanagement stets die voll Kontrolle über Ihre Kunden.
So kommt es regelmäßig vor, dass das bereits gestartete Mahnverfahren für eine offene Forderung, temporär (Mahnpause) oder dauerhaft (Mahnstopp) ausgesetzt werden soll. Beide Use-Cases lassen sich über die Transaktionsdetails im CrefoPay Händler Service Bereich ebenso spielend leicht realisieren, wie das verschieben eines Zahlungsziels, für offene Forderungen, die sich noch nicht in der ersten Mahnstufe befinden.
Mahnstufe einer offenen Forderung erkennen
Identifizieren lässt sich eine offene Forderung für einen Rechnungskauf grundsätzlich an dem Transaktionsstatus InProgress. Die Transaktionsdetails geben darüber hinaus Aufschluss über den Status der offenen Forderung.
Befindet sich die Forderung noch im Rahmen des erlaubten Zahlungsziels, so hat die Transaktion den Status InProgress und die Transaktionsdetails enthalten keine weiteren Informationen zum Mahnprozess.
Befindet sich die Forderung bereits im automatischen Forderungsmanagement, so enthält der Status InProgress den Zusatz Im Mahnprozess und optional, sofern bekannt, das zugehörige Aktenzeichen.
Zahlungsziel individuell verschieben
Befindet sich eine offene Forderung noch nicht im Mahnprozess, so kann das Fälligkeitsdatum ganz bequem mit Hilfe der Funktion „Rechnungsinformation hinzufügen“ verschoben werden:
Nach dem Klick auf den gleichnamigen Button öffnet sich das folgende Formular:
Neben den optionalen Informationen zur Rechnung, die angegeben werden können, ist für das Verschieben des Zahlungsziels das Feld Fälligkeitsdatum maßgeblich. Das hier angegebene Datum wird das neue Fälligkeitsdatum der offenen Forderung.
Bemerkung: Existieren für eine Transaktion mehrere offene Forderungen, kann anhand der Capture ID diejenige Forderung ausgewählt werden, für welche die Verschiebung durchgeführt werden soll.
Mahnpause für eine offene Forderung einrichten
Befindet sich die offene Forderung bereits in einer Mahnstufe, so erscheint in den Transaktionsdetails der Button Mahnung pausieren.
Nach dem Klick auf den Button öffnet sich direkt unter den Transaktionsdetails die Eingabemaske, in der ein Datum, bis wann die Mahnung pausiert werden soll, sowie eine kurze Begründung für die Mahnpause angegeben werden kann.
Mahnstopp zum Beenden einer Mahnung
Soll eine Mahnung aus dem System genommen werden, weil ein Zahlungseingang auf einem nicht von CrefoPay überwachten Zahlungskanal eingegangen ist, kann die Zahlung mit Hilfe der Funktion Zahlung hinzufügen eingebucht werden.
Um eine Mahnung vollständig aus dem System zu nehmen, kann die offene Forderung ganz einfach gutgeschrieben werden. Hierfür kann in den Transaktionsdetails der Button Gutschreiben verwendet werden:
Ähnlich wie bei der Mahnpause erscheint nach dem Klick auf den Gutschreiben-Button eine Eingabemaske, welche die offene Forderung (Capture ID), den gutzuschreibenden Betrag und eine kurze Begründung für die Gutschrift erwartet.
Wird der gesamte Betrag einer offenen Forderung gutgeschrieben, so wird die Forderung automatisch ausgeglichen und der laufende Mahnprozess für die Forderung wird beendet.